Chi phí tiền lương hợp lý thì cần những hồ sơ, giấy tờ gì?

Tiền lương cho nhân viên hay tiền thưởng vào các ngày lễ là một phần không thể thiếu và chiếm chi phí hoạt động của doanh nghiệp không nhỏ.

Ngoài ra, nhiều khoản chi phí lương cho công nhân, tiền thưởng hay nhân viên thử việc…tuy nhiên khi quyết toán thuế không được tính là chi phí được trừ.

Với kinh nghiệm và kỹ năng thực tế, do đó kế toán viên chưa chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và đúng thủ tục khi quyết toán thuế phần chi phí lương này bị loại.

Chi phí tiền lương hợp lý thì cần những hồ sơ, giấy tờ gì? 1

Vậy để chi phí tiền lương hợp lý, nhân viên kế toán cần chuẩn bị gì?

Hồ sơ bạn cần chuẩn bị gồm:

1. Hồ sơ chung

  • Quy chế tài chính;
  • Thỏa ước lao động tập thể;
  • Quy chế lương;
  • Quy chế thưởng;
  • Hợp đồng lao động;
  • Đơn xin nghỉ việc, đơn xin nghỉ việc không lương;
  • Quyết định tăng lương;
  • Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động;
  • Đề nghị tăng ca;
  • Cam kết bảo mật tiền lương.

2. Hồ sơ cụ thể chi trả tiền lương cho người lao động gồm:

  • Bảng chấm công hàng tháng;
  • Bảng lương thanh toán tiền lương;
  • Phiếu chi thanh toán tiền lương (chữ ký người lao động trên bảng thanh toán lương);
  • Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (danh sách nhận lương).

3. Giấy tờ đi kèm hồ sơ lao động:

• Sơ yếu lý lịch;
• CMND

Ngoài ra: Giấy khám sức khỏe; Giấy khai sinh, Sổ hộ khẩu… (Tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của từng công ty).

4. Hồ sơ hợp đồng thử việc của nhân viên

• Quyết định Giám đốc cho từng nhân viên vào thử việc;
• Hợp đồng thử việc;
• Bảng tính lương;
• Chứng từ thanh tóan lương (Phiếu chi, chứng từ ngân hàng…);

5. Hồ sơ đối với lao động thời vụ, thực tập hay cộng tác viên

Căn cứ vào tình hình phát triển kinh doanh của công ty để đưa ra quyết định tuyển dụng nhân viên thời vụ hoặc cộng tác viên. Vậy hồ sơ gồm:

Chi phí tiền lương hợp lý thì cần những hồ sơ, giấy tờ gì? 2

• Quyết định tuyển dụng đối với lao động thời vụ hay thực tập sinh hoặc cộng tác viên;
• Hợp đồng thời vụ, hợp đồng nhân viên chính thức và hợp đồng cộng tác viên;
• Bảng tính lương thời vụ, chính thức hoặc lương cộng tác viên;
• Chứng từ thanh toán lương (Bảng lương hoặc chứng từ ngân hàng…);

Nếu cá nhân làm bản cam kết 02/CK-TNCN theo Thông tư 92/2015/TT-BTC chỉ có thu nhập duy nhất tại công ty mà tổng mức thu nhập chịu thuế của cá nhân sau khi giảm trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế thì công ty tạm thời chưa khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của cá nhân đó.

Khoản chi phí luôn song song với tình hình phát triển của doanh nghiệp, do đó báo cáo sổ sách tiền lương hợp lý cho nhân viên sẽ giúp kế toán viên hoàn tất nhanh chóng theo đúng quy định Cơ quan Thuế.

Để không mất một khoản chi phí tiền lương cao để thuê nhân viên chuyên nghiệp thì dịch vụ báo cáo tài chính cuối năm chính là giải pháp thông minh cho doanh nghiệp trong bước đầu khởi nghiệp.