5 cách hợp thức hoá khoản chi không hoá đơn

Thực tế, doanh nghiệp đi mua hàng hoá, thuê tài sản, dịch vụ của cá nhân, chi phí thuê nhân công ngoài, chi phí thuế cá nhân gia công nhưng lại rơi vào tình trạng không có hoá đơn hay chứng từ gì.

Tuy nhiên, nhiều nhân viên kế toán mới bắt đầu làm việc không biết cách làm thế nào để cách thức hoá các khoản chi không hoá đơn đơn mà vẫn được tính vào chi phí được trừ khi tính thuê thu nhập doanh nghiệp.

Bài viết sau đây, xin chia sẻ cho Quý doanh nghiệp, kế toán, kiểm toán những cách tính đúng nhất theo quy định Thuế.

1. Các khoản chi khi chủ doanh nghiệp thuê tài sản của các cá nhân

5 cách hợp thức hoá khoản chi không hoá đơn 1

Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT -BTC quy định về chi phí thuê tài sản của các nhân cụ thể như sau:

Trường hợp 1: Chủ doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.

Trường hợp 2: Doanh nghiệp thuê tài sản cá nhân mà hợp đồng thuê có thoả thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định ĐƯỢC TRỪ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuê thay cho cá nhân.

Trường hợp 3: Doanh nghiệp thuê tài sản cá nhân mà hợp đồng thuê tài sản có THOẢ THUẬN tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.

Bạn cần chuẩn bị hồ sơ ở từng trường hợp, cụ thể:

Trường hợp 1: Nếu chi phí thuê tài sản từ dưới 100 triệu đồng/năm thì hồ sơ gồm:

  • Hợp đồng thuê tài sản;
  • Biên bản bàn giao tài sản, thiết bị kèm theo tài sản đó;
  • Các hồ sơ, chứng từ chứng mình quyền sở hữu tài sản của bên cho thuê;
  • Chứng từ thanh toán tiền thuê tài sản;

Trường hợp 2: Nếu chi phí thuê tài sản trên 100 triệu đồng/ năm:

– Nếu trên hợp đồng Doanh nghiệp nộp thay thì DN cần:

  • Hợp đồng thuê tài sản,
  • Biên bản bàn giao tài sản, thiết bị kèm theo tài sản đó;
  • Các hồ sơ, chứng từ chứng mình quyền sở hữu tài sản của bên cho thuê;
  • Chứng từ trả tiền thuê tài sản.
  • Chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.

– Nếu trên hợp đồng Cá nhân là người đi nộp thuế thì DN cần:

  • Hợp đồng thuê tài sản;
  • Biên bản bàn giao tài sản, thiết bị kèm theo tài sản đó;
  • Các hồ sơ, chứng từ chứng mình quyền sở hữu tài sản của bên cho thuê;
  • Chứng từ trả tiền thuê tài sản;

2. Nếu Doanh nghiệp mua hàng của người dân, mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra

Theo thông tư 96/2015/TT-BTC không phân biệt trên hay dưới 100.000.000 đồng/năm thì doanh nghiệp cần chuẩn bị gồm:

Hợp đồng mua bán, cung ứng dịch vụ;

  • Chứng từ thanh toán (Có thể thanh toán bằng tiền mặt vì không có hóa đơn);
  • Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ;
  • Bảng kê mua hàng không có hóa đơn Mẫu 01/TNDN.

3. Nếu mua hàng, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (trừ các trường hợp nêu ở trên)

5 cách hợp thức hoá khoản chi không hoá đơn 2

– Trường hơp có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng, hồ sơ chuẩn bị gồm:

  • Hợp đồng mua bán;
  • Chứng từ thanh toán (Có thể thanh toán bằng tiền mặt vì không có hóa đơn);
  • Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ;
  • Bảng kê mua hàng KHÔNG có hóa đơn Mẫu 01/TNDN.

– Trường hợp có doanh thu từ 100.000.000đồng/ năm trở lên:

  • Hợp đồng mua bán
  • Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ
  • Hóa đơn bán hàng
  • Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (vì có hóa đơn).
  • Cần có Hóa đơn

Lưu ý: Các cá nhân, hộ kinh doanh lên Cơ quan Thuế để mua hoá đơn bán hàng để viết cho doanh nghiệp.

4. Các khoản chi phí lãi vay của ngân hàng, cá nhân

Theo thông tư 78/2014/TT – BTC hướng dẫn Luật thuê TNDN, điều kiện chi phí lãi vay được trừ thuế TNDN

  • 4.1. Mục đích của chi phí lãi vay
  • 4.2. Lãi suất của khoản chi phí lãi vay
  • 4.3. Nguồn vốn điều lệ của Doanh nghiệp
  • 4.4. Tình hình phần tiền trên báo cáo tài chính
  • 4.5. Hình thức thanh toán tiền vay và lãi vay
  • 4.6. Lãi vay phải được khấu trừ và nộp thuế TNCN
  • 4.7. Hồ sơ vay

5 cách hợp thức hoá khoản chi không hoá đơn 3

5. Điều kiện các khoản chi lương này đường tính vào chi phí thuế TNDN gồm:

  • Quy chế lương, thưởng của doanh nghiệp;
  • Hợp đồng lao động;
  • Hồ sơ lao động;
  • Bảng lương, thưởng, bảng chấm công, ….
  • Quyết định thưởng, bảng tính tiền thưởng, các điều khoản trong hợp đồng cho phù hợp;
  • Chứng từ thành toán tiền lương thưởng;
  • Và không nằm trong các khoản chi được quy định tại điểm 2.5, Khoản 2, Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC.

Dưới đây là một số khoản chi cơ bản mà khá nhiều doanh nghiệp mắc phải khi không có hoá đơn mà vẫn được tính hơp pháp các chi phí đó vào chi phí thuế TNDN theo đúng quy đinh.

Hoá đơn đóng quan trò vô cùng quan trọng giúp kế toán viên dễ dàng báo cáo tài chính, sổ sách một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, hầu hết chủ doanh nghiệp đều mong muốn tiết kiệm chi phí tối đa trong bước đầu thành lập

Do đó, dịch vụ kế toán thuế trọn gói chính là giải pháp thiết thực mà vẫn tiết kiệm chi phí thay vì phải trả một khoản tiền lương cao hàng tháng cho cả một đội ngũ kế toán thuế chuyên nghiệp.