Tổng hợp các trường hợp và xử lý khi viết sai hoá đơn GTGT

Kế toán là một công việc đóng vai trò quan trọng trong bộ máy của doanh nghiệp. Tuy nhiên, những bạn học kế toán mới ra trường thường không được tiếp cận thực tế nên không nắm bắt được những công việc hằng ngày tại doanh nghiệp.

Do đó, viết sai tên công ty, mã số thuế, tên hàng hoá, địa chỉ, thuế suất…trên hoá đơn giá trị gia tăng là chuyên không thể tránh khỏi đối với nhân viên mới vào nghề.

Nhằm giúp bạn tiếp cận thực tế, bài viết sau đây sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý các trường hợp sai sót của Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC mới nhất hiện nay?

Hoá đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống

Tổng hợp các trường hợp và xử lý khi viết sai hoá đơn GTGT 1

Hoá đơn sai: Dù là sai tiêu thức: sai ngày tháng, sai MST, sai số tiền, sai thuế suất…Tuy nhiên, chưa xé khỏi xuống thì xử lý như sau:

Cách xử lý: Nhân viên kế toán chỉ cần gạch chéo các liên và lưu giữ số đơn viết sai đó này tại quyển hoá đơn.

Rút kinh nghiệm: Kế toán viên cần tham khảo thật kỹ các thông tin trên hợp đồng hay đơn đặt hàng…cần viết hoá đơn để viết đúng.

Hoá đơn viết sai đã xé nhưng chưa giao cho khách

Tổng hợp các trường hợp và xử lý khi viết sai hoá đơn GTGT 2

Cách xử lý

Bước 1: Gạch chéo 3 liên của hoá đơn viết sai
Bước 2: Xuất hoá đơn mới đúng giao cho khách hàng
Bước 3: Lưu giữ hoá đơn viết sai và kẹp tại cuống của quyển hoá đơn.

Lưu ý: Trường hợp này chỉ phát hiện và xử lý phải cùng 1 ngày nhé

Hoá đơn viết sai đã giao cho khách nhưng chưa kê khai

Tổng hợp các trường hợp và xử lý khi viết sai hoá đơn GTGT 3

Cách xử lý

Nếu kế toàn đã viết sai thông tin trên hóa đơn đã lập sau đó đã xé khỏi cuống và đã giao hóa đơn cho bên mua nhưng hai bên chưa tiến hàng kê khai thuế thì việc kế toán cần làm là:

Bước 1: Hai bên lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai

Mẫu tải về tại đây: Mẫu biên bản thu hồi đã lập sai.

Lưu ý: Không sử dụng biên bản hủy hóa đơn như trước nữa nhé

Bước 2: Lập lại hoá đơn mới

Chú ý: Sau khi đã thu hồi được hóa đơn viết sai, kế toán gạch chéo các liên, và lưu giữ số hóa đơn đã lập để giải trình với Thuế khi có yêu cầu

Ngày ghi trên hóa đơn xuất lại là ngày hiện tại (ngày làm biên bản thu hồi)

Rút kinh nghiệm: Trước khi xé hóa đơn ra khỏi cuống kế toán viên cần kiểm tra thật kỹ các thông tin trên hóa đơn. Sau đó, yêu cầu người mua kiểm tra lại 1 lần nữa, mới ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống sổ.

Hoá đơn ghi sai đã giao cho khách và đã kê khai thuế

Tổng hợp các trường hợp và xử lý khi viết sai hoá đơn GTGT 4

Hoá đơn sai là hoá đơn không hợp lệ, không có giá trị để khẩu trừ thuế hay lấy làm chi phí đối với người mua. Còn với người bán thì dù bạn viết sai thì bạn vẫn phải kê khai nộp thuế như bình thường.

Cách xử lý

+ Bước 1: Khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót.
+ Bước 2: Hoá đơn điều chỉnh phải ghi rõ: điều chỉnh Tăng/Giảm số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu…

Kê khai thuế: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.

+ Bên bán: Lập hóa đơn điều chỉnh nên kê ở bảng kê hàng hóa – dịch vụ bán ra.
+ Bên mua: Nhận hóa đơn điều chỉnh kê ở bảng kê mua vào
+ Đối với hóa đơn điều chỉnh giảm không được viết số âm trên hóa đơn. Nhưng khi kê khai thuế thì phải kê khai âm bằng cách đặt dấu trừ (-) đằng trước giá trị.