Văn phòng phẩm – tên gọi quá quen thuộc đối với hầu hết tất cả mọi người. Từ học sinh, doanh nhân cho đến người cao tuổi, từ thành thị cho đến nông thôn, chưa ai là chưa từng dùng qua chúng. Vậy, văn phòng phẩm là gì? Sử dụng chúng như thế nào để tiết kiệm và hiệu quả nhất?
MỤC LỤC
Văn phòng phẩm là gì?
Văn phòng phẩm là những vật phẩm phục vụ cho các hoạt động của văn phòng. Vậy văn phòng phẩm gồm những gì? Chúng là các vật dụng cơ bản như: giấy in, giấy viết, bút, sổ đựng tài liệu, băng dính… Bên cạnh môi trường văn phòng, ta còn sử dụng văn phòng phẩm trong cuộc sống thường ngày như: kéo nhà bếp, kéo cắt chỉ…
Từ học tập, văn phòng cho đến hoạt động xí nghiệp, tất cả đều không thể thiếu sự có mặt của văn phòng phẩm. Song, nếu không biết cách sử dụng tiết kiệm và hợp lý chúng, tích tụ theo thời gian sẽ gây lãng phí, ảnh hưởng không nhỏ đến chi phí hoạt động của doanh nghiệp hàng năm. Dưới đây là 5 cách tiết kiệm chi phí tiền văn phòng phẩm hàng năm mà chúng tôi đã tổng hợp được:
Bỏ túi 5 cách tiết kiệm chi phí từ văn phòng phẩm
Giới hạn định mức sử dụng
Ở mỗi bộ phận, phòng ban trong công ty có những đặc thù riêng, chính vì thế như cầu sử dụng văn phòng nhiều hay ít cũng khác nhau. Chính vì thế, ngoài những đề xuất lượng văn phòng phẩm cần sử dụng của môi phòng ban. Nhà quản lý cũng cần nghiên cứu chi tiết hơn để nắm rõ thói quen cũng như nhu cầu của các phòng ban thay đổi như thế nào theo các thời gian trong năm.
Để có thể dùng văn phòng phẩm văn phòng một cách văn minh thì nhà quản lý cũng cần phân loại những văn phòng phẩm có khả năng tái sử dụng. Đồng thời ban hành thời gian dùng tối thiểu cho mỗi loại văn phòng phẩm để tránh hao hụt vô lý và lãng phí. Một số ví dụ cụ thể như: Khi in giấy lỗi 1 mặt thì sử dụng mặt sau còn lại để in và lưu hành trong nội bộ, chỉ cần thay ruột cho bút xóa, dao rọc giấy, bút chì bấm khi hết…
Dùng hàng chất lượng tốt
Không phải cứ hàng giá rẻ là sẽ tiết kiệm, bạn đâu biết được hàng rẻ có chất lượng thấp, nhanh hư và thời gian thay mới nhiều như thế nào. Thay vì phí tiền vào “rất nhiều” hàng rẻ mà chất lượng lại kém, hãy đầu tư vào “một vài” hàng tốt với giá cả hợp lý. Tính theo tháng, theo năm, cách chọn lựa sử dụng văn phòng này giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều chi phí.
Lập kế hoạch khi sử dụng
Nghiên cứu xong nhu cầu, đồng thời đánh giá thói quen và mức độ sử dụng văn phòng phẩm của các phòng ban. Tiếp theo, bạn hãy lên kế hoạch cụ thể để thu mua văn phòng phẩm, sắp xếp thời gian phân phát chúng cho các phòng ban. Cách mua chung 1 lần thế này tiết kiệm được thời gian cũng như công sức, không phải mua lẻ lẻ khi có đề xuất. Hơn nữa, mua với số lượng lớn văn phòng phẩm thường được giảm giá, góp phần tiết kiệm đáng kể.
Chọn nhà cung cấp uy tín
Khi các phòng ban của công ty có nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm, thay vì bạn phải chạy ra nhà sách hay cửa hàng văn phòng phẩm. Bạn có thể linh hoạt hơn bằng việc tìm một nhà chuyên cung cấp văn phòng phẩm, đảm bảo độ uy tín để ký hợp đồng cung cấp thường niên. Khi ấy, bạn có thể chọn lựa cũng như so sánh mức giá các sản phẩm thoải mái. Đồng thời, chỉ cần thông qua một cú nhấp chuột là sản phẩm đã được giao miễn phí đến tận công ty.
Sử dụng văn phòng phẩm ý thức và trách nhiệm
Văn phòng phẩm là những thứ nhỏ bé, lặt vặt? Chi phí bỏ ra cho chúng không cao, thế nên cứ thoải mái dùng không cần tiết kiệm? Sai, sai hoàn toàn! Việc bạn biết sống tiết kiệm, tái sử dụng hoặc kiểm tra kỹ lưỡng văn phòng phẩm khi sử dụng không chỉ giảm tải chi phí cho doanh nghiệp. Đó còn là hành động thể hiện bạn là một con người văn minh và có trách nhiệm. Đương nhiên, người lãnh đạo nào cũng sẽ dành những thiện cảm tốt cho nhân viên sống trách nhiệm, chủ động tiết kiệm cho doanh nghiệp.
Dù là văn phòng phẩm bình thường hay văn phòng phẩm cao cấp thì chúng ta đều phải học cách sử dụng sao cho tiết kiệm và tối ưu nhất. Một khi biết tối ưu hóa quá trình sử dụng văn phòng phẩm, chi phí doanh nghiệp sẽ được giảm bớt, ý thức nhân viên ngày càng nâng cao. Trên hết, sử dụng lâu dài một vài văn phòng phẩm sẽ góp phần vào việc hạn chế rác thải, bảo vệ được môi trường, tránh được những tác động cực đoan từ hành vi lãng phí.
Mời bạn đọc xem thêm: Top 5 tiện ích mà văn phòng trọn gói mang lại cho công ty
