Những quy định về hóa đơn điện tử

Hóa đơn là môt giấy tờ bắt buộc yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn hàng có đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng hóa đơn giấy xuất hiện bất cập: làm giả về mẫu mã, hình thức, con dấu…Hay số lượng hóa đơn lớn, người dùng khó khăn khi quản lý, bảo quản, xử lý mỗi khi cần.

Trước những hạn chế của hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử ra đời như một trong những giải pháp khắc phục hữu hiệu và sẽ chính thức được áp dụng trong thời gian tới. Vậy bạn đã biết gì về loại hình đơn mới này? Những quy định về hóa đơn điện tử. Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Hóa đơn điện tử là gì?

Theo khoản 1 điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 hướng dẫn về phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử thì:

Hóa đơn điện tử là tập hợp thông tin, dữ liệu về các hoạt động bán hàng, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử.

Lưu ý: hóa đơn điện tử phải được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Các loại hóa đơn điện tử

• Hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng…
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…

Nội dung trên hóa đơn điện tử bao gồm

Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính đã có những quy định rất chi tiết về tên, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự. Cụ thể:

• Tên địa chỉ, mã số thuế của người bán
• Tên, địa chỉ, MST của người mua
• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
• Đối với hóa đơn GTGT: thuế suất, tiền thuế GTGT, tổng số tiền phải thanh toán bằng chữ và số.
• Chữ ký điện tử theo quy đinh pháp luật của người bán và người mua, ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn.

Khi nào hóa đơn điện tử bị bắt buộc sử dụng

Tại Điều 36 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về thời hạn bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Cụ thể:

• Trước ngày 01/11/2018: Doanh nghiệp vẫn được đặt in và sử dụng hóa đơn giấy và sử dụng hóa đơn giấy nếu đã thông bảo phát hành hóa đơn đặt in
• Sau 01/11/2108: Đối với các doanh nghiệp chưa sử dụng hết hóa đơn giấy thì không cần chuyển đổi loại hình hóa đơn. Đến ngày 01/11/2020 không dùng hết thì buộc phải hủy đơn giấy để sử dụng hóa đơn điện tử.
• Trường hợp nếu dùng hết hóa đơn giấy trước ngày 01/11/2020 thì sẽ chuyển sang hóa đơn điện tử mà không được in hóa đơn giấy.
• Những doanh nghiệp thành lập từ ngày 01/11/2018 bắt buộc dùng hóa đơn điện tử
• Đối với những tổ chức sự nghiệp công lập: đã sử dụng phiếu thu thì tiếp tục sử dụng và chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử.

3 lợi ích cần biết khi sử dụng hóa đơn điện tử

Tiết kiệm chi phí ban đầu

• In hóa đơn
• Phát hành hóa đơn theo phương thức điện tử cho khách hàng qua email
• Lưu trữ hóa đơn dễ dàng, chi phí nhỏ

Giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý

• Thuận tiện hạch toán, kế toán, dễ dàng đối chiếu dữ liệu
• Không xảy ra mất mát, hư hỏng, không bị thất lạc hóa đơn
• Thuận tiện cho việc kiểm tra cho đơn vị quản lý thuế

Thuận tiện sử dụng

• Phát hành hóa đơn nhanh chóng
• Dễ dàng trong việc lưu trữ
• Đơn giản việc quản lý, thống kế, tìm kiếm hóa đơn thất lạc

Đối tượng phù hợp sử dụng hóa đơn điện tử?

• Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, cụ thể:
• Doanh nghiệp được thành lâp theo các hình thức: Công ty cổ phẩn, Công ty TNHH, Công ty hợp danh, Doanh nghiệp tư nhân.
• Hộ, cá nhân kinh doanh có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ
• Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
• Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn.

3 bước phát hành hóa đơn đúng theo quy định cơ quan thuế

Bước 1: Lập Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

Bước 2: Thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử. Nội dung cụ thể bao gồm: Tên đơn vị phát hành hóa đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, các loại hóa đơn phát hành ngày lập. Thông báo phát hành, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành.

Bước 3:  Chọn mẫu hóa đơn

Việc triển khai hóa đơn điện tử của các doanh nghiêp đã mang lại hiệu quả thiết thực về thời gian và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Đồng thời, thói quen sử dụng hóa đơn giấy đang dần thay đổi.

Trên đây là một số thông tin cũng như lưu ý về việc sử dụng hóa đơn điện tử mà Replusacc cung cấp cho bạn. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về quy trình  chuyển đổi hoặc phát hành hóa đơn điện tử. Hãy liên hệ với bộ phận kế toán của chúng tôi qua số Hotline 0932 678 626 . Chúng tôi rất hân hạnh được phục vụ bạn!