Đây là một sự thật không thể chối cãi được rằng trên các trang mạng xã hội vẫn có nhiều bài đăng tôn vinh sự thuận tiện và lợi ích của dịch vụ cho thuê văn phòng ảo hoặc khuyến khích khách hàng lựa chọn dịch vụ của mình trong bối cảnh dịch bệnh như hiện nay.
Từ đó, đã dẫn tới sự tăng vọt về nhu cầu muốn thuê văn phòng của các chủ công ty khởi nghiệp.
Tuy nhiên, có nhiều nguyên nhân khác dẫn tới quyết định này kèm với việc cách để chủ công ty khởi nghiệp có thể có được kinh nghiệm thực tiễn trong việc lựa chọn loại hình dịch vụ liên quan như bảo hộ thương hiệu và hỗ trợ giấy phép kinh doanh.
Chính vì thế, trong bài viết này độc giả sẽ lý giải lợi ích mà dịch vụ cho thuê văn phòng ảo mang lại, vài lý do nổi bật và tiềm tàng trong việc quyết định thuê của các chủ doanh nghiệp và chia sẻ kinh nghiệm lựa chọn thuê văn phòng.
MỤC LỤC
1) Nguyên nhân cho sự phổ biến của văn phòng ảo đối với chủ công ty khởi nghiệp:
a) Nguyên nhân khách quan:
Do bối cảnh dịch bệnh Covid-19 hiện đang hoàn hành ngày nay đã tác động đến tâm lý của các chủ doanh nghiệp dẫn đến nhiều doanh nghiệp đã phải thay đổi chiến lược kinh doanh để có thể tồn tại lâu dài trong thị trường Việt Nam.
Bối cảnh nền kinh tế thị trường đã suy thoái đã dẫn tới xu hướng e dè của chủ doanh nghiệp trong việc có nên thuê với số lượng lớn văn phòng kinh doanh, tuyển nhân viên, mua vật dụng thiết bị, mua vật tư trang trí, … hay không.
Sự an tâm về luật pháp mà dịch vụ cho thuê văn phòng ảo mang lại cho các chủ công ty khởi nghiệp.
Sự bất tiện mà việc cho thuê văn phòng truyền thống mang lại như địa chỉ kinh doanh thiếu tính chuyên nghiệp gây khó khăn trong việc tìm kiếm, thiếu thốn hoặc cơ sở vật chất không chất lượng, văn phòng được trang trí không đúng với phong cách của doanh nghiệp.
b) Nguyên nhân chủ quan:
Do các chủ doanh nghiệp là những người có xu hướng thích được tự do kinh doanh hơn là bị trói buộc trong một khuôn khổ nhất định.
Các chủ doanh nghiệp không những muốn được hỗ trợ về mặt kinh phí cho thuê phòng họp giá rẻ mà còn có được địa chỉ làm việc sang trọng, chuyên nghiệp.
Bản thân doanh nghiệp không cần phải luôn tới công ty làm việc do sự tiện lợi trong việc có đội ngũ nhân viên tiếp tân luôn túc trực ca và trả lời mọi cuộc điện thoại giúp chủ doanh nghiệp mà dịch vụ cho thuê văn phòng ảo mang lại.
2) Lợi ích mà dịch vụ cho thuê văn phòng ảo mang lại cho chủ công ty khởi nghiệp:
a) Giảm thiểu tối đa chi phí:
Trái ngược với việc cho thuê văn phòng truyền thông tốn nhiều chi phí thuê phòng tối thiểu 8 đến 10 triệu đồng/tháng, văn phòng ảo ngoài việc hỗ trợ chi phí xuống còn 2 đến 3 triệu đồng/tháng cung cấp cho các doanh nghiệp về một lợi thế cạnh tranh ưu việt bao gồm được hỗ trợ về mặt giấy tờ thủ tục pháp lý, phí vật tư trang thiết bị, phí lương cho nhân viên tiếp tân, miễn phí wifi và nước uống đãi khách, …
b) Địa điểm giao dịch cụ thể và chuyên nghiệp:
Chi nhánh giao dịch cũng là một trong những yếu tố không được làm ngơ do khả năng cung cấp cho phía doanh nghiệp sự thuận tiện trong mặt di chuyển trong vùng lân cận đồng thời tạo cảm giác yên tâm và tin tưởng cho phía khách hàng.
c) Đơn giản hóa cấu trúc công ty của doanh nghiệp:
Giúp các chủ công ty khởi nghiệp giảm được phí lương cho nhân viên chính thức thành còn phí lương cho các hoạt động tương ứng.
Đồng thời hỗ trợ chủ doanh nghiệp trong việc quản lý và phân chia quản lý các phòng ban khác nhau của doanh nghiệp.
3) Kinh nghiệm cho thuê văn phòng ảo dành cho chủ của công ty khởi nghiệp:
Thật không thể chối cãi được rằng vai trò của văn phòng ảo là đặc biệt quan trọng đối với những chủ doanh nghiệp khởi nghiệp có xu hướng muốn tiết kiệm chi phí trong những khoản thời gian phát triển công ty đầu tiên.
Tuy nhiên không vì thế mà bất kì chủ công ty nào cũng nên lựa chọn loại hình thức này mà không có những suy nghĩ thấu đáo do tính đa dạng của nó và độ đáng tin cậy của nó.
Thế nên, những gợi ý về lựa chọn loại hình thuê văn phòng ảo phù hợp được chia sẻ dưới đây nhằm mục đích là sẽ hỗ trợ cho quý đối tác có được những lựa chọn tốt nhất.
a) Trao đổi những nhu cầu hiện tại đối với đơn vị cho thuê:
Xác định rõ ý định và nhu cầu của cả hai bên rồi từ đó đưa ra sự thống nhất với nhau qua những lời đề nghị có lợi cho cả đôi bên.
Nên dùng tiền mặt để tạo nên sự tin cậy và xây dựng mối quan hệ giữa người có nhu cầu thuê và đơn vị cho thuê.
b) Thu hẹp phạm vi thuê của chủ doanh nghiệp và cân nhắc kỹ lưỡng trong quy định cho thuê từ đơn vị cho thuê:
Chủ công ty khởi nghiệp cần hiểu rõ rằng nên lập hợp đồng cho thuê đối với đơn vị cho thuê cung cấp địa chỉ kinh doanh thuận tiện cho việc di chuyển nhất kèm với lại địa chỉ kinh doanh được cung cấp phải sang trọng và chuyên nghiệp nhất.
Không những thế mà họ còn phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định được đề ra bởi và do đơn vị cho thuê quyết định trong quá trình chọn loại hình thuê văn phòng ảo phù hợp.
c) Lưu ý kĩ các chi tiết nhỏ bao gồm cả chi phí:
Quý chủ công ty khởi nghiệp cần phải chuẩn bị những câu hỏi này trong quá trình thương lượng loại hình cho thuê nào là thích hợp nhất:
- Giá thuê còn khoản nào nữa ngoài những khoản được ghi trong hợp đồng?
- Chỗ để xe cho nhân viên lẫn khách hàng có miễn phí hay không?
- Trong phòng có dịch vụ Internet, đồ nội thất có đầy đủ tiện nghi như trong hợp đồng không?
- Đội ngũ lễ tân có thực sự được qua đào tạo bài bản và có thái độ đối xử với khách hàng chuyên nghiệp hay không?
d) Kiểm tra xem khách hàng mục tiêu của đôi bên có bị cạnh tranh nhau không:
Cần phải tìm hiểu kĩ nơi mà mình sẽ quyết định thuê văn phòng qua Google vì có thể bên cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo cũng có khả năng là đối thủ cạnh tranh.
e) Đừng quên viết bản hợp đồng cho thuê:
Việc soạn thảo hợp đồng cho thuê dựa trên những căn cứ pháp lý là cực kỳ quan trọng để phòng ngừa việc bên kia không thực hiện đúng nghĩa vụ được ghi trong hợp đồng.
Thuận tiện cho việc mua bảo hiểm cho chính nhân viên của công ty qua việc nộp bản sao hợp đồng cho thuê văn phòng ảo.
Qua bài viết trên đã cho thấy được tầm quan trọng và lợi thế ưu việt của việc thuê văn phòng ảo đối với phía chủ doanh nghiệp khởi nghiệp đồng thời lý giải cụ thể các nhân tố đẩy ảnh hưởng đến quyết định thuê văn phòng ảo của họ.
